Industria · HVAC
Cobra todas las horas. Renueva todos los contratos.
Grivara OPS opera tu empresa de servicio HVAC, del contrato a la boleta firmada.
Para contratistas de servicio HVAC comercial con cuadrilla propia y contratos de mantenimiento: oficinas, centros comerciales, hospitales y bodegas.
Tres fugas que nunca aparecen en el estado de resultados.
Ninguna se siente como un desastre. Las tres juntas son el margen del año.
Tres horas por técnico, todos los días
Solo el 65% de la jornada de 8,8 horas de un técnico llega a una factura: unas 5,7 horas. El resto se va en papeleo, taller y traslados, más 1,13 horas de manejo que el cargo por visita nunca recupera.
Con tres técnicos, eso es casi una plaza completa regalada cada día.
Reporte de Field Promax, vía ACHR News (2026)
La banda que se instaló y nunca se cobró
El material que el técnico usa y no anota en la boleta no se factura nunca. No duele porque cada pieza es chica: una banda Poly-V, ₡18.900; un filtro secador, ₡14.500; dos kilos de R-134a, ₡15.000.
Una banda sin anotar por semana son ₡982.800 al año.
Precios de catálogo de repuestos, San José 2026
El contrato que venció y siguió atendiéndose
El mantenimiento por contrato es el trabajo de mayor margen que hace un taller de servicio, y la parte recurrente de tus ingresos decide cuánto vale tu empresa el día que la vendas: por debajo del 25% recurrente se paga de 3 a 5 veces EBITDA; por encima del 40%, de 7 a 10.
Aun así, la fecha de renovación vive en una hoja de cálculo que no es de nadie.
Benchmarks publicados de valoración de empresas de servicio HVAC (2026)
El ciclo
Un contrato que se alimenta solo.
El contrato genera sus visitas; la visita despacha al técnico; el técnico deja horas, repuestos y evidencia en la orden; y lo que ve en la azotea se vuelve la próxima cotización. Ese ciclo es el negocio: todo lo demás está a su servicio.
En tu oficina
En sitio, sobre el techo del cliente
Donde el trabajo se hace y el margen se gana o se pierde.
Contrato
El acuerdo con su alcance, su monto mensual y las unidades que cubre.
Contrato de servicio
Programa
Cada unidad cubierta genera su visita preventiva, sin que nadie la agende.
Plan por intervalo
Despacha
La orden sale con su prioridad, su reloj de SLA y su responsable.
Orden + reloj de SLA
Cierra
El técnico deja horas, repuestos, fotos y firma en la misma orden.
Boleta firmada · fotos
Renueva
El hallazgo en la azotea se vuelve la próxima cotización, y el contrato se renueva a tiempo.
Cotización
- En tu oficina
01Contrato
El acuerdo con su alcance, su monto mensual y las unidades que cubre.
Contrato de servicio
En sitio, sobre el techo del cliente
Donde el trabajo se hace y el margen se gana o se pierde.
02Programa
Cada unidad cubierta genera su visita preventiva, sin que nadie la agende.
Plan por intervalo
03Despacha
La orden sale con su prioridad, su reloj de SLA y su responsable.
Orden + reloj de SLA
04Cierra
El técnico deja horas, repuestos, fotos y firma en la misma orden.
Boleta firmada · fotos
05Renueva
El hallazgo en la azotea se vuelve la próxima cotización, y el contrato se renueva a tiempo.
Cotización
Vuelve al contrato, y sale otra vez
El contrato se firma una vez. Se cumple todas las semanas.
Cada visita, cada hora y cada repuesto de esos equipos tiene que llegar a la factura y al historial del cliente. Ahí es donde se renueva un contrato, o donde se pierde.
Lo que sigue
La semana de un contratista de servicio, pantalla por pantalla.
De la llamada de las tres de la tarde al número que revisas el lunes. Todo lo que sigue es el producto trabajando, no una ilustración.
- El trabajo
- Las horas y los repuestos, en la orden que se cobra.
- La semana
- Cada visita y cada emergencia, en tu vocabulario.
- El cliente
- Reporta desde el portal y ve cuándo llegas.
- El contrato
- El SLA que prometiste y la unidad que te cuesta plata.
La orden
Las horas y los repuestos viven donde se cobran.
Una orden lleva su cliente, su unidad, su prioridad y su reloj de SLA. Adentro, mano de obra, repuestos y costos son pestañas separadas que tienen que cuadrar entre sí. Lo que el técnico registró es lo que se factura: no hay una segunda versión en una libreta.
- Cliente, sitio y unidad, en la misma orden
- Mano de obra, repuestos y costo, cuadrados entre sí
- Reloj de respuesta y de cierre, por prioridad
- Fotos, comentarios y archivos adjuntos al cierre
El tablero
Toda la semana en una pantalla, en tu vocabulario.
Emergencia 24/7. En espera de repuesto. PM estacional. Recuperación de refrigerante. Diagnóstico. Los estados, las prioridades y las categorías son los tuyos: no vienen de un CRM genérico, se configuran. Y la solicitud que entró por el portal del cliente llega marcada como tal.
- Estados, prioridades y categorías que defines tú
- La unidad y el sitio, visibles en cada fila
- Las solicitudes del cliente entran marcadas desde el portal
- Vistas guardadas: hoy, vencidas, y las que necesites
El portal del cliente
El cliente deja de llamar. Reporta, y ya es una orden.
Esta es la pantalla del cliente, no la tuya. El encargado del edificio entra con un código, describe la falla, y eso nace directamente como orden de trabajo en tu tablero — con su equipo, su cliente y su prioridad. Después sigue el estado sin volver a llamarte a preguntar, y tu despachador deja de ser una central telefónica.
Reporta la falla; nace la orden
«Se creará una orden de trabajo para que el proveedor lo atienda». Sin llamada que alguien tiene que transcribir, y sin correo que se pierde.
Su próxima visita, en su calendario
Cada visita programada aparece con su fecha, su equipo y su estado. El cliente sabe cuándo llegas sin que nadie se lo confirme por teléfono.
Entra con un código
Sin usuarios ni contraseñas que administrar: el cliente pide un código a su correo y entra.
Su historial, sin que te lo pida
Cada orden suya con su estado y sus fechas — abiertas, en espera de repuesto, cerradas. Deja de llamar a preguntar en qué va lo suyo.
Solo lo suyo
Cada cliente ve únicamente sus equipos y sus órdenes. Nunca los de otro.
Tú apruebas quién entra
Aprobado, invitado, autoregistrado o bloqueado: el que se registra solo espera tu visto bueno antes de ver nada.
Un QR en el cuarto de máquinas
El portal trae su enlace y su código QR. Lo imprimes, lo pegas junto a la unidad, y quien encuentra la falla reporta desde ahí.
Y el teléfono sigue ahí
El portal muestra tu número. El que prefiera llamar, que llame — pero deja de ser el único camino a tu operación.
El compromiso
El SLA del contrato, medido — no prometido.
Cada prioridad trae su reloj de respuesta y de cierre, y el sistema lleva la cuenta: cuántas cerraste a tiempo, cuánto tardaste de verdad, y cuáles vas a incumplir hoy si nadie se mueve. Después te dice quién los está incumpliendo — por prioridad, por equipo y por responsable. El 40% de incumplimiento no es el problema; no saberlo, sí.
- Tasa de incumplimiento y tiempo real de resolución
- Desglose por prioridad, categoría y responsable
- Lo que está en riesgo ahora mismo, antes de vencer
- El reloj se pausa esperando repuesto, cliente o aprobación
La unidad
Cuál unidad te está costando plata, con nombre y número.
Cada paro queda con su hora de inicio, su causa y su orden. De ahí salen disponibilidad, MTBF, MTTR y costo de paro por unidad — y el cumplimiento de las visitas preventivas que el contrato prometió. Cuando el cliente pregunte por qué hay que reemplazar el chiller, la respuesta ya está escrita.
- Disponibilidad, MTBF y MTTR por unidad
- Costo de paro, con la tarifa por hora que defines
- Cumplimiento del preventivo contra lo programado
- Códigos de falla, para ver qué se repite
Un viernes cualquiera
El chiller del hospital deja de enfriar.
El ciclo completo en un solo evento, de la llamada a la cotización.
- 01Entra la llamadaCH-01, un chiller de 200 TR en el Hospital Metropolitano, deja de enfriar. La orden entra como Emergencia 24/7 y el reloj arranca: dos horas para responder.
- 02La unidad mandaCH-01 exige un técnico con certificación de manejo de refrigerantes de nivel 3. Eso no vive en la cabeza de nadie: vive en la ficha de la unidad, y el despacho lo usa.
- 03Se reparaRecuperación a cilindro, reparación de fuga, recarga y prueba. Seis horas de paro. ₡850.000 entre mano de obra y repuestos, línea por línea.
- 04Aparece el patrónLa tasa de fuga de CH-01 va en 41% en doce meses. Esa unidad no necesita otra recarga: necesita una cotización de reemplazo.
- 05Y lo que casi se escapaLa orden cerró, pero el paro de la unidad quedó abierto. El sistema lo marca — 38 días y 7 horas acumuladas contra un equipo que ya volvió a trabajar. Sin ese aviso, la disponibilidad del mes miente.
Quién lo va a usar
Cinco puestos, cinco razones distintas para usarlo.
Del dueño al técnico en la azotea: lo que cada uno pregunta antes de entrar, y lo que le respondemos.
Dueño
«Otro sistema que nadie va a usar.»
La respuesta: Empieza por el contrato. Si renueva a tiempo y las horas se facturan, el sistema se paga solo y se usa solo.
Gerente de servicio
«No tengo tiempo de montarlo.»
La respuesta: Una operación completa son 10 unidades, 5 sitios y 4 contratos. Eso se carga; no se configura durante meses.
Despachador
«Despacho más rápido por WhatsApp.»
La respuesta: Hasta que la unidad exige una certificación, o el cliente pregunta a qué hora llegó el técnico la semana pasada.
Técnico líder
«No voy a llenar formularios en la azotea.»
La respuesta: Fotos, checklist y firma. A cambio, llega con el historial completo de la unidad en el teléfono: le da más de lo que le pide.
Analista de cumplimiento
«Los papeles ya los tengo en una carpeta.»
La respuesta: La carpeta no avisa cuándo vence un certificado ni cuál unidad pasó del umbral de fuga.
Lo que preguntan antes de decir que sí
- ¿Esto reemplaza mi sistema contable?
- No, y no queremos. El sistema contable factura; Grivara OPS opera. La orden cerrada es la que le entrega las horas y los repuestos que hay que cobrar.
- ¿Mis técnicos lo van a usar?
- Lo que se les pide en sitio es lo que ya hacen: fotos, checklist y firma. A cambio llegan con el historial completo de la unidad y con la orden ya clasificada.
- ¿Cuánto se tarda en montar?
- Una referencia concreta en vez de una promesa: la operación de esta página son 10 unidades, 5 sitios, 4 contratos y 11 órdenes con sus costos. Eso se carga, no se configura.
- Mi operación no se parece a esa.
- Los contratos y las cotizaciones que ves arriba no son funciones que enviamos: son objetos que esa organización definió, con sus propios campos y su relación con las órdenes. Y los permisos se definen por recurso y acción, no por planes cerrados.
- ¿Mis clientes ven algo?
- Si lo activas, sí: un portal donde el cliente reporta una falla y sigue sus órdenes. En el tablero de arriba, la OT-00011 entró justamente por ahí.
- ¿Y el control de refrigerantes?
- Cada carga y cada recuperación queda como registro de servicio, con su cilindro, su técnico y su costo. La tasa de fuga de los últimos doce meses vive en la unidad, junto a su próxima visita preventiva.
Todo lo que la plataforma le da a tu operación HVAC.
Debajo de cada pantalla está la plataforma completa, con la seguridad, la gobernanza y la escala de toda tu operación.
- Registro multi-sede y multipaís
- Cada unidad, edificio y cliente en una sola fuente de verdad, con costos en las monedas en las que operas.
- Certificaciones de técnicos con vencimiento
- Habilidades y certificados por nivel, exigidos por la unidad; los vencimientos se avisan antes de que lleguen.
- Alertas y escalamiento automáticos
- Verificaciones diarias avisan del preventivo por vencer y del SLA en riesgo; los suscriptores escalan lo crítico.
- Repuestos y stock del camión
- Reserva la pieza para el trabajo y descuéntala al usarla, con origen y conflictos controlados.
- Ventanas de servicio y reservas
- Bloquea la unidad durante el mantenimiento y agenda la visita sin traslapes, con buffers y aviso mínimo.
- Portal de cliente
- El cliente reporta una falla, sigue sus órdenes y ve su historial, con acceso por código y solo a lo suyo.
- Objetos de negocio propios
- Contratos, cotizaciones y lo que tu operación necesite, definidos como objetos con sus campos y sus relaciones con las órdenes.
- Analítica y exportes
- Disponibilidad, MTBF, MTTR, cumplimiento de SLA y costo por unidad, con exportes para juntas y revisiones.
- Rastro de auditoría completo
- Quién cambió qué y cuándo, en cada orden, cada registro y cada aprobación.
- Roles y permisos finos
- Quién ve, hace y aprueba se define por recurso y acción; cada cliente y sede ve solo lo suyo.
- Documentos y evidencia
- Certificados, manuales, fotos y firmas adjuntos y conservados con la unidad.
- Presupuesto por categoría
- Lo asignado y lo consumido por tipo de equipo y por unidad, con alertas por umbral.
Modelado 1:1
Tu realidad HVAC, tal como es, no un CRM con módulos pegados.
Cada concepto de tu operación tiene un objeto en Grivara OPS. Los once existen y se ven funcionando en las capturas de arriba.
- Unidad de azotea, chiller, mini-split, manejadora
- Activo, con su historial completo de servicio.
- Contrato de mantenimiento
- Objeto de negocio propio, con sus órdenes relacionadas.
- Visita preventiva del contrato
- Plan de mantenimiento por intervalo, que genera la orden.
- Carga y recuperación de refrigerante
- Registro de servicio con repuestos, horas y costo.
- Certificación del técnico
- Habilidad con nivel y vencimiento, exigida por la unidad.
- Boleta firmada y fotos de la visita
- Archivos de la orden, conservados con el activo.
- La llamada del cliente reportando una falla
- Solicitud del portal, que nace como orden clasificada.
- Compromiso de respuesta del contrato
- Política de SLA por prioridad, con reloj, pausas y aviso.
- Paro de la unidad
- Intervalo de estado con código de falla y costo por hora.
- Cotización
- Objeto de negocio, ligado a la orden en que se convierte.
- Costo por unidad y por contrato
- Presupuesto por categoría, con alertas por umbral.
El siguiente paso
Trae un contrato. Te lo modelamos en la demo.
Una hora, tu operación real en pantalla: tus unidades, tus sitios y tus contratos. Sin migración, sin comité y sin cambiar tu sistema contable.
- Modelamos dos o tres de tus contratos en vivo, con las unidades que cubren
- Corremos la cuenta de horas no facturadas y de material sin anotar con tus cifras
- Salimos con un punto de arranque concreto, o con un «no aplica» honesto
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Del contrato a la boleta firmada, cada unidad con su expediente.
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